EINKAUFS- UND RECHNUNGSMANAGEMENT AUS EINER HAND

Wir haben uns spezialisiert auf die Unterstützung, die Betreuung und das Management von Einkaufsportalen. In dem Sinne erbringen wir die zugehörigen Dienstleistungen und Softwaretools zur Realisierung und zum Betrieb eines modernen und webbasierten Einkaufs mit Benchmark-Reporting. Auf Basis der Reports erkennen Sie die Veränderungen im Vergleich zu statistischen Preisentwicklungen und folglich die zu optimierenden Warengruppen.

Ob Einkaufsgenossenschaft, Einkaufsgesellschaft, Einkaufskooperation, Zentraleinkauf oder freier gemeinsamer Einkauf. Wir bieten Dienstleistung und Softwaretools zur Realisierung und zum Betrieb eines modernen, webbasierten Einkauf.

Die Gastronomen

EINKAUFSMANAGEMENT

Nicht nur der Ball ist rund!

…auch ein strukturierter Einkaufsprozess mit stetiger Optimierung dreht sich sozusagen im Kreis. Mit jedem Einkaufsvorgang wird ein Reporting gefüllt, das wiederum die aktuelle Einkaufssituation mit statistischen Daten benchmarkt.

Einkaufsmanagement
Die Gastronomen

Ein Vergleich der Konditionen findet bei dem Ansatz also nicht nur einmalig bei Auftragserteilung statt oder dann, wenn eine Warengruppe erneut ausgeschrieben wird, sondern kann jederzeit im Bestellablauf geprüft werden. Die Beschaffungsempfehlung kann unterschiedliche Lieferanten berücksichtigen.

Diese Möglichkeit steht einem Betrieb natürlich nur dann zur Verfügung, wenn jeder Beschaffungsvorgang von der Bestellauslösung bis zur Rechnungskontrolle auch in einem System einfach durchgeführt werden kann. Zu dem Zweck werden vorausgewählte Sortimente in Merklisten abgelegt, Bestellfreigabegrenzen definiert und Kontierungs- und Adressinformationen automatisiert ermittelt. Einfach wird es aber auch, wenn mit mobilen Geräten gearbeitet wird oder auch die Verarbeitung von Barcodes genutzt wird.

Durch die Parametrisierung des Systems, die Vorgaben für den Betrieb des Bestellportals, die Prüfung von Freigaben oder auch von Budgets und den automatisierten Abgleich von Lieferscheinen und Rechnungen können effiziente Einkaufsprozesse durchlaufen werden, die mit wenig Vorkenntnissen und Schulungsaufwand von jedem Besteller genutzt werden können. Die kontierten und geprüften Belege werden idealerweise an ein FiBu-System übergeben.

Die Einkäufe werden dann automatisiert in das Data Warehouse übermittelt und die Preisveränderung der entsprechenden Warengruppen geprüft. Ziel ist es, die Warengruppen zu erkennen, bei denen man sich im Vergleich zur allgemeinen Markttendenz schlechter entwickelt hat. Betroffene Warengruppen werden dann fokussiert und gegebenenfalls nachverhandelt. Der Kreis schließt sich.

BESCHAFFUNGSSERVICE

Gerne können Sie uns Ihre Sonderbedarfe übermitteln. Dann holen wir Angebote in unserem Lieferantenpool ein und beschaffen diese Bedarfe für Sie. Wunschgemäß besprechen wir auch gerne ein Ein-Kreditoren-Modell mit Ihnen. Sie hätten somit den Vorteil, dass Sie nur mehr eine geprüfte Rechnung pro Monat erhalten und somit den Kontroll– und Klärungsaufwand auf ein Minimum reduzieren.

RECHNUNGSMANAGEMENT

Ablauf

  • Rechnungen werden an ein Postfach oder eine Emailadresse gesandt, die vom Scan-Dienstleister überwacht werden.
  • Alternativ können auch beliebig  elektronische Belege empfangen werden, z.B. EDI
  • Unvollständige oder formell falsche Belege werden bei Annahme zurückgesandt
Rechnungsmanagement

Digitalisierung

  • Rechnungen werden in das normierte digitale Format ZUGFERD umgewandelt und sind dann zu 100 % menschlich- und maschinenlesbar
  • Eine automatisierte Prüfung ordnet Rechnungen den Bestellvorgängen zu und ermittelt Abweichungen
  • Email-Workflow zur Freigabe der Rechnung

Automatisierung

  • 100 % der Rechnungen werden automatisiert gegen Vorgängerbelege geprüft  
  • Die Archivierung von Eingangsrechnungen und auch anderen Dokumenttypen erfolgt durch einen zertifizierten RESISCAN-Dienstleister (somit gleichzeitig 100% Archivlösung!)
  • Auto-Kontierung und Schnittstelle zu nachgelagerter FIBU